La posta elettronica è senz'altro l'applicazione web più diffusa. Molti non hanno un sito personale, ma si può dire che quasi tutti abbiano un indirizzo dal quale inviare e nel quale ricevere messaggi.
L'uso della posta elettronica si divide in due grandi versanti: da un lato la posta inviata e ricevura tramite cosiddetti software "client" — tipo Outlook Express, Thunderbird, ecc… — che girano nel vostro computer e stivano in esso i messaggi; dall'altro le soluzioni "web based", che fanno la stessa cosa, ma tramite piattaforme che utilizzano server remoti accessibili tramite un comune browser. Spesso sono disponibili entrambe le funzioni nello stesso account.
La posta elettronica non serve solo a inviare e ricevere lettere digitali. In questo articolo vorrei semplicemente esporre alcuni utilizzi alternativi.
Stivaggio documenti
Il miglior modo di stivare documenti in modo da poterli facilmente ritrovare è inviare a sè stessi un messaggio con il documento in allegato. Personalmente utilizzo tanto un account web based (Gmail) quanto un account classico al quale accedo tramite client (nel mio caso Yahoo! Mail, più il software open source Thunderbird).
Se voglio stivare un documento per usi futuri, lo stivo nel web tramite Gmail. Mi invio una lettera (a partire dall'account che preferisco, anche Gmail stesso) verso l'indirizzo "…@gmail.com", e poi apro l'inbox e gestisco la cosa. Se invece desidero che il documento sia sempre nel pc, faccio lo stesso, ma indirizzo il messaggio verso l'altro account (quello che apro e analogamente gestisco con il software Thunderbird).
In Gmail, peraltro, le procedure sono ulteriormente semplificate dalla presenza di funzioni quali il tagging (attribuzione di etichette multiple per ritrovare facilmente i messaggi). Se devo stivare un documento, usufruisco dell'infinito spazio web messo a disposizione da Google inviandomelo con un messaggio accompagnatorio. Nel messaggio annoto gli eventuali dettagli che mi interessa ricordare. Tramite le etichette, poi, attribuisco le categorie di appartenenza che ritengo più utili (nel mio caso "documenti", ma potrebbero essere anche altre). Richiamare tutti i messaggi etichettati con una determinata parola chiave è poi del tutto immediato.
Vantaggi di questa procedura
Ricerche più agevoli — Sia l'interfaccia web di Gmail che Thunderbird hanno efficacissime funzioni di ricerca e classificazione: potete attribuire vari "tag" (etichette) ai messaggi, metterli in cartelle specifiche e cercare al loro interno parole chiave. Nel caso di stivaggio documenti, potete per esempio cercare una parola all'interno del "messaggio accompagnatorio" che avete scritto quando vi siete autoinviati il documento. Questo è molto comodo per trovare rapidamente i vostri allegati senza utilizzare ulteriori software, che spesso appesantiscono il computer.
Tutto in uno — Uno dei principali nemici dell'efficienza organizzativa è lo stivaggio dell'informazione in luoghi diversi, lontani e difficili da riunire. Con questo sistema la procedura è molto semplificata perchè se è nel web è in Gmail, se è nel pc è su Thunderbird.
Da notare. Non è detto che il documento in oggetto debba per forza essere un allegato. Potrebbe anche essere il messaggio stesso (un link, codici da ricordare, dati, ecc…), piuttosto che il solo oggetto della lettera (pensiamo per esempio a una frase specifica).
Esempio 1 — Ho appena inviato la stampa di un file pdf via fax. Mi invio un messaggio con questo soggetto: "Invio fax a Mario Rossi". Allego al messaggio il pdf e lo cestino definitivamente dal mio hard disk, per alleggerire il pc. Nel corpo del messaggio annoto il numero di fax e altre informazioni su Mario Rossi. Spedisco tutto al mio account Gmail: il messaggio arriva immediatamente. Apro il mio inbox e attribuisco al messaggio il tag "documenti". Inserisci nel folder "all mail" il messaggio.
Esempio 2 — Voglio annotare una cosa da fare ma non ho l'agenda sotto mano. Mi invio una mail con la stessa procedura di cui sopra. Scrivo quello che voglio ricordare (magari in modalità subject only: vedi dopo) e all'arrivo in inbox attribuisco il tag "to do". Richiamando il tag posso leggere tutte le cose che devo fare.
Inviarsi una mail differita
Dovete annotare un evento in agenda (si capisce che uso quella cartacea!), ma momentaneamente non avete l'agenda a portata di mano. Tuttavia siete davanti a un pc connesso a Internet. Anche in questi casi l'ideale è spedirsi una mail, ma stavolta ce la faremo recapitare nel futuro tramite apposite applicazioni.
Ci sono sostanzialmente due modalità per farlo. La prima: usufruendo di un servizio dedicato, come potrebbe essere FutureMe e Future Mail. La seconda: annotando l'evento in un calendario digitale (per esempio 30boxes, ma ce ne sono molti altri) caratterizzato dalla possibilità di inviare un remainder via mail all'indirizzo da voi scelto.
Questo sistema è evidentemente molto adatto per compleanni e altre ricorrenze. E a tale proposito consiglio caldamente il calendario web based Kiko, con tutte le sue funzioni.
Messaggi subject only
Utilizzando un'etichetta particolare, possiamo denotare i messaggi costituiti dalla sola riga di testo del soggetto. Inviare messaggi del genere — a sè stessi, ma anche ad altri che conoscano questa prassi — può essere molto utile per semplificare la lettura di informazioni sintetiche.
Subject: SO (todo) Inviare lettera per auguri a Paolone
Questa dicitura, inviata per esempio a me stesso tramite le procedure viste prima, mi dice che il messaggio in questione è costituito dal solo soggetto, e che si riferisce a una cosa da fare.
