Introduzione
Attraverso Merlin Mann sono venuto a conoscenza di un sistema di organizzazione personale che in America, almeno nel tempo in cui scrivo, sta ottenendo numerosi consensi. Il sistema si chiama Getting Things Done, meglio noto con il suo acronimo GTD, ed è stato ideato da un certo David Allen, autore del libro che prende il nome dal metodo stesso. (Ho parlato di entrambi i personaggi anche in Introduzione al lifehacking.)
Leggendo la traduzione italiana del libro — Detto fatto!, la trovate in qualsiasi libreria — mi sono trovato davanti a un insieme di concetti per certi versi ovvi, ma molto interessanti, che mi hanno in qualche modo costretto a rivedere molte modalità organizzative che utilizzavo, non tanto per negarle, quanto per riconsiderarle alla luce di una prospettiva più ampia.
A parte i singoli schemi e le cose che Allen dice espressamente di fare, i concetti fondamentali del metodo, dei quali il libro costituisce sostanzialmente un lungo corollario, sono due:
- la nostra mente elabora bene i dati, ma non riesce a stivarli in modo efficiente;
- il principio fondamentale dell'organizzazione consiste nella capacità di tradurre l'informazione in sequenze di azioni, e (ovviamente) nell'espletare queste azioni.
Semplice? Sembra di sì. Ma nello specifico si tratta di vedere cosa significa nella realtà. Se noi siamo abituati a stivare le cose nella mente, dobbiamo cambiare rotta e trovare un sistema al di fuori della mente per stivare le cose. Banalmente, possiamo scriverle; ed è appunto quello che Allen dice di fare: scriverle, scriverle tutte. Ma le cose che scriviamo devono poi essere ritrovate alla luce di un impianto d'uso spostato sull'azione, e non sulla semplice contemplazione (a meno che non si tratti espressamente di "oggetti da contemplare"). Insomma, serve più che mai un sistema completo, fatto di strumenti e abitudini d'uso degli stessi. Allen ne suggerisce uno piuttosto articolato. Il mio è molto, molto simile, e si fonda su di una convergenza tra spazi fisici ed oggetti in essi contenuti, scrittura su carta e strumenti web.
Quello che serve
Inbox e strutture di raccolta indifferenziata
Un inbox è un luogo dove l'informazione si raccoglie in modo indifferenziato, in attesa di essere smistata altrove per utilizzi specifici. Ciascuno di noi ha degli inbox. Il guaio è che molti di questi inbox sono atomizzati in molteplici spazi fisici e virtuali (cassetti, portariviste, cartelline, scatole, ma anche angoli della nostra casa e dell'ufficio, scantinati, piuttosto che folder del nostro computer, memorie e cd, e via discorrendo…), e spesso abbandonati a forme di accumulazione inconsapevole. Non solo: spesso il concetto di "inbox inconsapevole" può essere applicato anche alla nostra attitudine a non pensare, a non soffermarci ad analizzare criticamente le immagini, le informazioni e le sollecitazioni che la realtà ci pone davanti istante dopo istante, se solo sapessimo coglierle.
Il primo passo consiste nell'individuare e ridefinire consapevolmente le nostre strutture di raccolta indifferenziata delle cose da organizzare. Il secondo passo è invece legato all'abitudine costante di svuotare tutti i nostri inbox (l'ideale sarebbe averne il meno possibile) per trasformare il loro contenuto in azioni concrete.
Contenitori di raccolta intelligente dell'informazione proveniente dagli inbox
Questi contenitori (che ancora una volta possono essere tanto fisici quanto virtuali) si dividono in categorie molto precise e identificabili a seconda delle modalità di implementazione del loro contenuto. Queste categorie sono:
Agenda — Il contenitore di tutte le cose da fare (azioni concrete) in un determinato giorno, piuttosto che in un determinato anno, mese, settimana e via discorrendo… Da notare che l'agenda non contiene solo appuntamenti, ma anche voci cosiddette di scadenziario, cioè annotazioni che noi "recapitiamo a noi stessi in un tempo futuro". Queste ultime possono essere cose da ricordare per quel giorno, ma anche pensieri che a partire da quel tempo potrebbe essere utile riconsiderare.
Prossime Azioni — Questo contenitore è in realtà un'unica semplicissima lista, anche questa volta costituita da azioni concrete, da aggiornare continuamente aggiungendo voci e spuntando le cose già fatte. Questa lista contiene le cose da fare appena è possibile. L'obiettivo è di fare tutto ciò che in questa lista viene scritto.
In Attesa — Anche questo contenitore è in realtà una semplice lista. Qui dovete inserire tutte le azioni concrete che non siete voi a fare, ma che state aspettando da altri. Si tratta di una lista da controllare periodicamente.
Progetti Attuali — Questo è un contenitore che contiene liste. Ogni lista è il titolo del progetto in questione, e riporta gli obiettivi intermedi che ordinatamente bisogna raggiungere per ottenere il macrobiettivo che si identifica con il progetto stesso: un progetto, infatti, altro non è che un obiettivo che si realizza attraverso una sequenza ordinata di più obiettivi, a loro volta ottenibili con specifiche azioni (ovviamente queste azioni le inserirete nella lista "Prossime Azioni", piuttosto che in "Agenda"). Mano a mano che completate le azioni, aggiornate le liste del contenitore "Progetti Attuali".
Nota sul concetto di "progetto" — Secondo David Allen, un progetto è in realtà una sequenza di azioni (in alternativa, un'azione formata da sottoazioni piuttosto corpose per essere semplicemente sottointese), e non una sequenza di obiettivi. Questa discrepanza tra Phil e David merita una spiegazione circostanziata. Ora: è abbastanza evidente che l'espletamento di una mansione può di per sè identificarsi nell'ottenimento di un obiettivo. Se un progetto è costituito da cinque obiettivi, a loro volta esprimibili in cinque singole azioni realizzanti ciascuna un obiettivo, allora è chiaro che i due concetti sfumano l'uno nell'altro. Ma se un progetto necessita di raggiungere in sequenza dieci obiettivi, ciascuno magari rappresentato da dieci azioni (più magari varie altre azioni non determinabili a priori, se non dopo un certo avanzamento del progetto stesso), voi che fate? Stilate una lista di oltre cento azioni, da controllare ogni momento esattamente come una lista "Prossime Azioni"? Intendiamoci: in certi contesti questa cosa può essere fatta; penso per esempio ad ambiti in cui, appunto, obiettivi e azioni seguono andamenti molto deterministici, come in varie realtà industriali. Ma nel mio caso un progetto è una sequenza di obiettivi generici, ottenibili con una nutrita sequenza di azioni magari microscopiche, fitte, determinate al momento, etc… Per me questa che ho delineato è la forma più sintetica ed efficace di rappresentazione delle cose che faccio. Quanto a quei progetti (li chiamo però microprogetti) che si realizzano attraverso semplici sequenze di azioni, li annoto direttamente nella lista "Prossime Azioni"/"Agenda", come fossero azioni generiche. Un'azione è un'azione. Il fatto che io l'abbia determinata dando uno scorcio alla cartella "Progetti Attuali", dopo aver visto a che punto sono del tale progetto, poco importa. Semplicemente diventa un'azione da compiere.
A questi contenitori di base se ne aggiungono poi altri due, con funzioni molto importanti:
Materiali — Ogni azione presuppone dei materiali di riferimento. Per forza di cose, il contenitore con questo nome è molto vasto: materiali di riferimento possono essere i più disparati, dalla rivista cartacea al file di testo, dalla brochure al biglietto da visita, fino ad arrivare al pezzo di carta con annotazioni manoscritte, al foglietto volante, etc… In ogni caso, l'ubicazione di questi materiali deve essere identificata con grande precisione.
Forse un Giorno — Molte idee, per varie ragioni, non possono essere realizzate subito. Ecco perchè dobbiamo avere un ulteriore contenitore per stivare i progetti generici che ancora non abbiamo tradotto in azioni. Visto che si tratta di progetti generici, non necessariamente tradotti in sequenze di obiettivi, potete identificarli in annotazioni e liste di idee.
Come funziona
Una volta identificati tutti i nostri inbox, e poi liste, contenitori di liste e contenitori generici (ripeto, indipendentemente dal fatto di averli nel vostro pc portatile), si tratta di capire come usarli. La prima regola è quella che Merlin Mann chiama Inbox Zero, e che potete capire al volo: l'informazione non può restare indifferenziata, ma deve essere al più presto tradotta in azioni concrete e smistata nei vari contenitori.
Attenzione: gettare un'informazione può essere la cosa più intelligente di tutte, e si identifica in un'azione precisa; basta solo che il cestinaggio sia un'attività consapevole.
Se una cosa vi sembra interessante, ma non riuscite a trovare un modo per usarla, stivatela momentaneamente nel contenitore "Forse un Giorno" e tornateci in un secondo momento. Anche questa è un'azione concreta.
Controllate spesso tutte le vostre liste e tutti i vostri contenitori. Allen suggerisce un controllo giornaliero, più volte al giorno, e un controllo più approfondito una volta la settimana.
Se un'azione richiede entro i due minuti, fatela subito. Altrimenti scegliete tra: (1) differire ("Prossime Azioni", "Agenda", "Progetti"), (2) delegare ("In Attesa").
Da notare che progetti e azioni concrete possono migrare da un contenitore all'altro, da una lista all'altra. Li potete trasferire esattamente come sono, piuttosto che riscriverli aggiungendo qualche annotazione in più.
E finalmente ecco il mio sistema
Questo articolo vuole essere un suggerimento. Pertanto vi spiego come funziona il mio sistema di implementazione GTD. Vi dico fin da subito che è un sistema cucito sulle mie esigenze, e dunque senz'altro voi potreste e dovreste adattarlo alle vostre.
I miei inbox
Sezione cartacea
Notes a fogli strappabili rilegatura americana sul lato corto — Detesto scrivere in movimento, ma le migliori idee arrivano spesso quando sono in giro, e quindi dovevo per forza studiare un modo per annotarle. Io uso costantemente un Rhodia Pad formato A6 quadrettato, perchè è agevolmente stivabile in un borsello microbico che porto sempre con me. Svuotare questo inbox significa per me strappare ogni foglio e barrare le cose che ho scritte, trasformandole in progetti, azioni e materiali che poi stivo negli altri contenitori. Per le liste principali uso invece un Rhodia Pad più grande, formato A5 (vedi considerazioni successive).
Nota — Ho dedicato al Rhodia Pad anche un'altro articolo su Pensatoio.
Notes a fogli grandi per riunioni — L'uso è il medesimo di quello di sopra, con l'unica differenza che questo (utilizzo un Pigna Liberty quadrettato con spirale sul lato corto) lo inserisco nella valigetta che porto sempre con me durante specifiche riunioni. Tornato dalla riunione, strappo i fogli e li spunto subito, dirottando tutto nei rispettivi contenitori di raccolta.
Journal — Molte idee arrivano quando riassumiamo tutto quello che abbiamo fatto durante la giornata. Questo inbox è in realtà un po' particolare. L'informazione che qui si trova è senz'altro indifferenziata, ma l'azione di svuotarlo è in realtà legata alla semplice rilettura fatta a intervalli regolari. A ben vedere, un journal è un'entità informativa intermedia tra il materiale di riferimento e l'inbox, ma mi sembra più spostato verso quest'ultimo. In ogni caso, la sua regolare compilazione è utilizzima per trovare numerose ispirazioni. Io uso un Moleskine grande formato, di quelli neri e sottili, solitamente a fogli quadrettati.
Agenda — Utilizzo un'agenda Moleskine di grande formatom con copertina morbida. L'agenda in questione ha due caratteristiche molto utili: (a) accanto alla sinossi della settimana c'è un grande spazio per le annotazioni, perfetto per numeri di telefono e informazioni che in quell'intervallo di giorni si sono determinate; (b) a fine agenda, un'utilissima tasca interna, che io uso per stivare le liste principali manoscritte (vedi più avanti).
Sezione spazi fisici
Per tutto il materiale che arriva, utilizzo una rastrelliera portaccorrispondenza IKEA. Di quelle argentate, a griglia.
I miei contenitori di raccolta
Quanto a gran parte dei contenitori che costituiscono il cuore del sistema, io uso un'applicazione web unica che si chiama StikiPad.
Si tratta di una specie di wiki, che anche nella versione gratuita permette di avere uno spazio personale con infinite pagine, e possibilità di stilare liste di controllo, scrivere annotazioni e fare tutto quello che è possibile con il potentissimo strumento di una sintassi wiki (si tratta di un metodo di scrittura semplicissimo, che vi permette di creare pagine web in modo rapido: più facile farlo che spiegarlo). Su StikiPad inserisco quei contenitori di raccolta dove l'informazione tende ad essere piuttosto corposa dal punto di vista dimensionale (es. documentazione di riferimento), piuttosto che informazioni da controllare e aggiornare in tempi lontani da quelli di immissione (le liste progettuali in primis). Da questo punto di vista, un wiki del genere può essere considerato una lettera multidimensionale che spedite a voi stessi perchè vi sia recapitata nel futuro. E non avete idea di quanta informazione io sia riuscito a recuperare in questo modo!
Nota — Parlo di StikiPad (e non solo) anche in questo post di Creative Landscape. (E più recentemente anche in questo, specifico.)
E per finire: supporti informativo da passeggio — Oltre alla documentazione di supporto che stivo nella pagina dedicata "Materiali" (liste di cose, istruzioni varie, nomi e link), e oltre ai materiali che ovviamente devo mettere in schedari cartacei e virtuali, utilizzo un semplice Moleskine classico a righe per portare con me tutte le informazioni e le idee autonome che incontro mentre sono in movimento. Tutto il resto — "Prossime Azioni" e "In Attesa" — sono liste cartacee semplicissime (uso un Rhodia Pad formato A5), stivate nella tasca interna dell'agenda. Per completare il tutto, poi, un piccolo suggerimento: se in uno dei tanti foglietti volanti state scrivendo qualcosa che non sapete bene cosa sia e a cosa possa servire, titolate la vostra lista con il termine "Inbox" e stivatela pure con gli altri materiali cartacei che portate con voi.
E allora, che aspettate? Correte anche voi a svuotare tutta la vostra roba accumulata chissà dove. Avrete più tempo per voi e sarete senz'altro molto più creativi!
